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Organización de documentos: metodología de clasificación

Pedro J. Roig Alvarado

Archivero profesional puertorriqueño, miembro del Archivo General de Puerto Rico. Ha dictado cursos y es asesor honorífico del AGN.

Boletin del Archivo General de la Nacion (RD)

Pedro Roig–BAGN_2007_No_117–Organización de documentos-metodología de clasificación

Prefacio

Este artículo pretende enseñar de manera general y práctica las técnicas de procedimientos de clasificar los documentos de un fondo o colección. No es un sustituto de un libro o manual de archivística, pero es a manera de introducción.

¿Qué es organización?

Procedimiento de clasificar y ordenar los papeles de un grupo documental (fondo o colección), respetando el principio de procedencia. Debemos evitar que la documentación que se produce en una oficina se mezcle con la de otras y entre sí, lo que conduciría con el paso de tiempo a una desorganización del archivo, que llevaría implícito las consiguientes dificultades en la localización de los documentos.1

El trabajo del archivero consistirá por tanto en respetar la formación de las series documentales, entendiendo como tales el conjunto de documentos que han sido producidos por una oficina, en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmado en un mismo tipo documental.2

Todo fondo es el resultado de la acción administrativa de un ente que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones, para lo cual se dota de una estructura administrativa, variables ambas en el tiempo. Organizar el fondo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.4

Teoría del principio de creación de documentos

 

Formas de clasificación

3.1 ¿Qué es clasificación?

Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejen la estructura jerárquca del fondo.5

Para este procedimiento se puede clasificar en dos maneras:

a. Orgánica.

Proceso de elaborar la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad productora de la documentación, en donde se refleja las oficinas o unidades administrativas que conforman la entidad.6

Ejemplo:

Secretaría de Estado de X

Secretaría

Subsecretaría de A

División A

Unidad 1

División B

Subsecretaría de B

División A

División B

b. Funcional

Proceso de elaborar una clasificación de los documentos de acuerdo a la finalidad de las acciones tomadas por el cuerpo de funcionarios de la institución en el ejercicio de sus competencias. Se utiliza cuando no se tiene conocimiento de la estructura orgánica de la institución; y para lograr un cuadro de clasificación se debe realizar los siguientes pasos:

1° Tomando las funciones que la entidad tenía delegada por orden ejecutiva, reglamento o ley.

2° Conocer y analizar las competencias o actividades administrativas a través de los documentos.

Veamos los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1

Secretaría de Estado de X (fondo)

Dirección General o jefatura (función A)7

Función B

Función C

Competencia o Unidad de actividad8 1

Competencia o Unidad de actividad 2

Función D

Competencia o Unidad de actividad 1

Ejemplo 2

Fondo: Departamento de Recursos Naturales y Ambientales

Función: Agropecuario

Competencia o Unidad de actividad: Caza y Pesca

Serie: Expedientes de permisos de caza

3.2. Documentos de familia y personas

Dentro de la funcional se puede adaptar este principio de clasificar también a los documentos de familia y personas.

 3.2.1 Persona

Luego de analizar los trabajos de Margarita María Torres Rodríguez, Olga Gallego Domínguez y David W. Carmichael, relacionados sobre este tema, a continuación presento la siguiente propuesta para un cuadro de clasificación de documentos personales:

Función Series
Personal Identificación. Libro diario. Correspondencia. Fotografías de viajes y personales, videos y fílmicos.
Patrimonio Bienes inmuebles, planos, escrituras, inventario de propiedad. Bienes muebles, fotografías de bienes.
 

Señorial

 Bienes patrimoniales, libro de gastos e ingresos. Contratos de arrendamiento, vasallos. Patronato, inventarios, planos de propiedad. Comprobantes y planillas de contribuciones de bienes inmuebles, etc.
Académico Títulos universitarios, técnicos y escolares.

Certificaciones de adiestramientos y seminarios. Documentos y libros de apuntes de asignaturas. Recordatorios, álbumes de graduaciones, fotografías de actividades y estudiantes.
Profesional Primer trabajo. Segundo trabajo. Asociaciones profesionales, sindicatos, curriculum vitae o resumé, licencias o certificaciones de profesión. Libreta, escritos, revistas profesionales.
Fiscales Comprobantes y planillas de contribuciones de bienes inmuebles. Contribuciones de pago sobre ingresos, libros de gastos, etc.
Actividades sociales Sociedades. Servicios y actividades comunitarias, asuntos del vecindario, política, etc.
Documentos familiares Documentos de la familia paterna, documentos de la familia materna, documentos de la familia del/la cónyuge.
Genealogía y heráldica Árboles genealógicos, certificaciones de probanza, escudos de familias, fotografías, sellos. Asuntos varios.
Colección Audiovisual. Libros, revistas, fotografías y tarjetas postales. Varias publicaciones, pinturas, objetos, etc.

 

3.2.2 Familia

A continuación presento la siguiente propuesta de un cuadro de clasificación de documentos de una familia:

Función Series
 

Patrimonio

 Bienes inmuebles, bienes muebles, escrituras. Contratos, inventario de propiedad, fotografías de bienes, planos, patronato.
 

Señorial

 Bienes patrimoniales. Libro de gastos e ingresos, contratos, vasallos. Patronato, inventarios, planos de propiedad, comprobantes y planillas de contribuciones de bienes inmuebles, etc.
Genealogía y heráldica Árboles genealógicos. Certificaciones de probanza, escudos familiares, fotografías familiares.
Documentos de individuos 1.               Individuo A

1.1.         Correspondencia

1.2.         Asuntos varios

2.               Individuo B

2.1.         Correspondencia

2.2.         Asuntos varios
Colección Libros, revistas, fotografías, mapas, planos, pinturas.

 

3.3 Consideraciones generales

En la elaboración del cuadro de clasificación funcional y orgánica, la primera categoría será el grupo compuesto por el cuerpo o funcionario directivo de mayor jerarquía a menor. Cuando luego se haya elaborado la estructura de los grupos en el cuadro de clasificación orgánico o funcional, se procederá a incorporar las series producidas en sus respectivos grupos. Estas series se deberán ordenar tomando en consideración la importancia de las tipologías documentales. Por ejemplo:

Fondo: Compañía Combustibles Santiago & Asociados, 1906-1970

1. Junta de Directores

Series

1.1.         Libro de Actas, 1906-1970

1.2.     Expedientes de Minutas, 1909-1961

2. Presidencia

Serie

2.1.     Correspondencia, 1921-1970

3. Secretaría

3.1.     Correspondencia, 1906-1970

3.2.      Registro, 1906-1950

4. Ventas y Distribución

4.1.      Expedientes de Gerencia, 1920-1970

La Junta de directores va primero en jerarquía por ser este el cuerpo rector de la entidad. La serie de las actas de la Junta de directores va primero porque simplemente son preparadas en el momento de las reuniones de la Junta y cuando las minutas son producidas luego de cada reunión. La Presidencia es el alto oficial ejecutivo y le sigue la Secretaría, por ser esta la encargada de procesar todos los asuntos administrativos y la correspondencia general.

Existe la práctica en varios archivos de ordenar los grupos jerárquicos (sub-fondos, secciones) y las series de los fondos o colecciones en orden alfabético.

Algo que debe quedar claro desde el principio es que nunca organizaremos el archivo (fondos) por materias; en el caso de que necesitemos recuperar la información de esta manera, realizaremos las fichas de referencia necesaria pero sin necesidad de alterar la procedencia de los documentos.9 Consiste en disponer todos los papeles de un archivo según la materia tratada sobre la base de un cuadro de clasificación formado por el archivero, sin reparar en la procedencia de los documentos de una oficina… Se trata de una ordenación aparentemente bastante atrayente y es la primera que ordinariamente se presenta a la mente de quien sin haber estudiado archivística, se prepara para ordenar un archivo.10

Aplicando estos aspectos, el sistema de materias quedará descartado por carecer de estabilidad ya que la subjetividad es mayor, por cuanto, el contenido puede ser percibido de forma diferente por los distintos archiveros, además es independiente del proceso que da lugar a los documentos.11

Niveles de descripción

Tomando los ejemplos de la parte de formas de clasificación anteriormente analizadas, en la siguiente tabla se procederá a ilustrar los niveles de descripción, aplicándola en la Regla Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G). 

ISAD (G) Orgánico Funcional ejemplo 1 Funcional ejemplo 2
Fondo  Secretaría de Estado de X  Secretaría de Estado de X Departamento de Recursos Naturales y Ambientales
Subfondo12 Secretaría Subsecretaria de A, B Competencia A, B, C, D  Agropecuario
 Sección  División Competencia o Unidad de actividad  Caza y Pesca
Subsección Unidad 1
 Serie Tipología documental Tipología documental Expedientes de permisos de caza
 Subserie13 Sub-grupo documental de una serie Sub-grupo documental de una serie
Unidad documental compuesta  Expediente  Expediente
Unidad documental simple  Documento  Documento

 

Bibliografía

Hacia un diccionario de terminología archivística. Archivo General de la Nación de Colombia, Santafé de Bogotá,

Carmichael, David, Organizing Archival Records: A Practical Method of Arrangement & Description for Small Archives, Altamira Press, Walnut Creek, CA, 2004.

Consejo Internacional de Archivos. Regla Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G). Ministerio de Educación y Cultura, Subdirección General de Archivos Estatales, Madrid,

Cruz Mundet, R., Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, 1994.

Gallego Domínguez, Olga, Manual de archivos familiares. ANABAD, Madrid,

Heredia Heredia, Antonia, Archivística general: teoría y práctica. Diputación Provincial, Sevilla,

Romero Tallafigo, Manuel, Archivística y archivos: soportes, edificio y organización. S & C Ediciones, Carmona (Sevilla), 1997, 3edición, pp. 403-413.

Torres Rodríguez, Margarita María. El archivo personal, una oportunidad para ordenar la vida… Convención Internacional de Archivistas, Mar de Plata, Argentina 7, 8 y 9 de septiembre de 2006.

Notas:

  1. La Torre Merino, J. L., Martín-Palomino y Benito, Mercedes. Metodología para la formación de personal administrativo encargado de los archivos de Gestión. Consejería de Cultura de la Comunidad de Madrid e Ayuntamiento de Aranjuez, p. 182
  2. Ibíd.
  3. Ibíd.
  4. Cruz Mundet, R. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, 1994, p. 229.
  5. Hacia un diccionario de terminología archivística. Archivo General de la Nación de Colombia, Santafé de Bogotá, 1997, 31.
  6. Ibíd., 91.
  7. Se aplica para referirse a la Presidencia, Secretaría, Dirección General, Esto es aplicado a una estructura o unidad de alta jerarquía que recoge varias actividades de su función.
  8. Se aplica para referirse a una unidad que forma parte de una estructura mayor de una función.
  9. La Torre Merino, L., Martín-Palomino y Benito, Mercedes. Ibíd., p. 186.
  10. Lodolini, Eloi, Archivística: Principios y problemas. ANABAD, Madrid, 120.
  11. Cruz Mundet, R. Ibíd., p. 242
  12. Se requiere la existencia de 2 secciones.
  13. Conjunto de unidades de conservación o piezas documentales que forman parte de una serie pero que, de acuerdo con el sistema o método clasificatorio de ésta, pueden jerarquizarse e identificarse en forma separada del conjunto de la serie, sea por el tipo de archivística, por su soporte o tipología documental; por su contenido y características Tomado de Hacia un diccionario de Terminología Archivística. Archivo General de la Nación de Colombia, Santafé de Bogotá, 1997, p. 115.