Todo intern deberá firmar un registro de asistencia en la institución en donde esté trabajando. Para ello deberá comunicarse con su supervisor. Además, es responsabilidad del intern completar también una hoja de asistencia en Google Sheets que le compartirá Sofía Feliciano al inicio de su pasantía. Esta hoja es indispensable para poder completar su factura.

Registro en el sistema de PaymentWorks

1. Para poder facturar a través de Rutgers, debes registrarte en PaymentWorks. Para ello, completa los formularios ICED y FORM. Sofía te dará instrucciones sobre como completarlo. Puedes ver ejemplos de los formularios completados en esta carpeta.
2. Luego de completarlos, envía ambos formularios a Niharika (np1097@shp.rutgers.edu) y a Sofía (sofia.feliciano@rutgers.edu).
3. Posteriormente, recibirás un correo electrónico de PaymentWorks con instrucciones sobre cómo registrarte en su página. Luego de completar el registro en su plataforma, te llegará un correo electrónico con un PO number. El PO number puede tardarse hasta cuatro semanas en llegar.
4. Cuando recibas el PO number, notifícaselo a Niharika.

¿Cómo completar la factura?

1. Las facturas se completan siguiendo esta plantilla. Además de colocar las horas trabajadas, es importante que incluyas tu dirección (la misma que aparece en PaymentWorks), tu PO number y el número de factura.
2. El tiempo utilizado para preparar la factura o el informe no se incluye en la misma. Esto se hace fuera de horas de trabajo. Tampoco se factura el periodo de almuerzo.
3. Nombra la factura según el siguiente esquema: Nombre_Invoice_YYYYMM. Ejemplo: NHernandez_Invoice_202410.
4. En la página de Teams, bajo la carpeta de “Facturas” hay información sobre cómo completar las facturas, al igual que ejemplos.

¿Cómo enviar la factura?

• Para enviar la factura, ya debes haber recibido tu PO number, ya que debes incluirlo en el invoice y en el email de envío.
• Las facturas se envían al final de cada mes o al completar las horas de ese mes. Es importante enviar la factura antes del día 5 del próximo mes. (Por ejemplo, enviar la factura del mes de mayo antes del 5 de junio). Las facturas enviadas después de esta fecha pueden ocasionar retrasos en el pago. Si no puedes enviar tu factura a tiempo, debes informarlo con antelación a Niharika (np1097@shp.rutgers.edu) para evitar retrasos en el pago.
• Todas las facturas deben enviarse a accountspayable@finance.rutgers.edu, copiando a Niharika (np1097@shp.rutgers.edu) y Sofía (sofia.feliciano@rutgers.edu). Esto nos ayuda a hacer el seguimiento y a asegurar que tu pago se procese sin inconvenientes. En el invoice, incluye el número de factura (ej. Invoice 1) y tu PO number. 
• En el correo a accountspayable@finance.rutgers.edu solo debe adjuntarse la plantilla de la factura (siguiendo este template). Por favor, no incluyas documentos adicionales como formularios ICED o SOW. Incluir documentos extra puede causar el rechazo de la factura y retrasos en el procesamiento.
• Luego de enviar el correo, asegúrate de que te llegue una confirmación de que el documento adjunto fue válido. Si no recibes esa confirmación el día que enviaste la factura, notifícale a Niharika ya que es posible que debas someter la factura nuevamente.
• Por favor, usa un número de factura diferente cada vez que envíes una nueva para evitar duplicados y asegurar un procesamiento fluido.
• No envíes la misma factura más de una vez, ya que esto también puede causar rechazo o problemas en el procesamiento.
• Los pagos se recibirán por correo en forma de cheque. El pago puede tardarse entre tres a cinco semanas en llegar. Si en la cuarta semana aún no has recibido el cheque, notifícale a Niharika para que le de seguimiento.

Instrucciones para registro de nuevos interns

1. Complete y envíe las hojas de información del programa de voluntarios requeridos por el AGPR y el ELA. Enviarlas a Sofía (sf916@scarletmail.rutgers.edu) quien las reenviará al staff del AGPR.
   • ICP_RH_0112_SOLICITUD VOLUNTARIADO_2019 SEPTIEMBRE 26
   • ICP_RH_0113_VOLUNTARIOS CERTIFICACION COMPROMISO_2019
   • ICP_RH_0111_VOLUNTARIOS LISTA DOCS_2019
2. Enviar en un mismo correo electrónico a Daniel Encarnación <dencarnacion@icp.pr.gov> y Hilda Ayala (<hayala@icp.pr.gov>) con copia a Sofía Feliciano (<sf916@scarletmail.rutgers.edu>):
   • Copia de identificación con foto
   • Foto de la prueba de su Póliza del Fondo de Seguro del Estado, Póliza Privada o Endoso de la Entidad Académica extendiendo el Seguro de Responsabilidad Pública (plan médico)

Estos documentos se deben recibir, por lo menos una semana antes de iniciar y no pueden iniciar sin haberlos entregado (esto se registra en Recursos Humanos). En el correo electrónico deben indicar que es para el Proyecto AGPR/Rutgers-Mellon así Daniel puede crearles las hojas de asistencia.

Políticas y procedimientos del AGPR

Equipos y espacios

Aquellos que cuenten con una laptop, se les pide que por favor la lleven ya que los equipos son limitados. El área de trabajo por regla general es fría, así que se recomienda llevar abrigo.

Estacionamiento

El AGPR no puede proveerles estacionamiento. Alrededor del edificio, en cuadras aledañas y en Parque Luis Muñoz Rivera hay estacionamientos públicos que pueden utilizar.

Hojas de Asistencia

• Deben firmar la libreta de entrada y salida de contratistas del AGPR, ubicada en la recepción del edificio.
• Al final del día, deben registrar las horas y días trabajados en la hoja de “Asistencia Mensual de Voluntario”, ubicada en la oficina de Daniel Encarnación. Asegúrese de firmar la sección de “Firma de Voluntario”, de lo contrario la hoja no tendrá validez.
• Deberá apuntar también sus horas en una tabla de Google Sheet que compartirá Sofía Feliciano. Este registro es sumamente importante para luego poder completar la factura.

Informes semanales

• El informe se actualiza a final de cada semana.
• Este incluye un resumen de los servicios realizados y las estadísticas.

Comida, bebidas:

• En los alrededores del AGPR no hay muchas áreas de comer, así que quien que tenga alguna condición que necesite comer a ciertas horas o alguna limitación de alimentos, puede llevar su propia merienda.
• En las áreas de trabajo no se permite tener comida o bebidas excepto agua y esta se debe mantener en envases cerrados. Los mismos se deben colocar en un área que no sea un riesgo para los documentos.  También, se debe limitar el consumo de comida y bebidas en las áreas de trabajo para controlar la propagación de insectos y por consiguiente los daños que estos puedan causar a los documentos.

Horarios:

• Los horarios autorizados en el edificio son de 8:00 am a 4:30 pm, excepciones deben ser aprobadas por la directora Hilda Ayala y en coordinación con el personal PM del área.
• Para el horario de almuerzo puede decidir si tomar 30 minutos o 1 hora.