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Instrucciones para nuevos Interns

Interns del Archivo General de Puerto Rico

  1. Fill out and submit the volunteer program information sheets (3) required by the AGPR and the ELA.

Todos deben enviar en un mismo correo electrónico a Daniel Encarnación <dencarnacion@icp.pr.gov> y Hilda Ayala (<hayala@icp.pr.gov>)

  • el Formulario ICP RH 0112 – Solicitud de voluntariado e internado de estudiantes
  • una identificación con foto
  • foto de la prueba de su Póliza del Fondo de Seguro del Estado, Póliza Privada o Endoso de la Entidad Académica extendiendo el Seguro de Responsabilidad Pública (plan médico)
  • la Certificación de conocimiento sobre la Ley 261 del 8 de septiembre de 2004, según enmendada; Ley del voluntariado de Puerto Rico.

Estos documentos se deben recibir, por lo menos una semana antes de iniciar y no pueden iniciar sin haberlos entregado (esto se registra en Recursos Humanos) En el correo electrónico deben indicar que es para el Proyecto AGPR/Rutgers-Mellon así Daniel puede crearles las hojas de asistencia.

AGPR Policies and Procedures

Los que pueden, por favor, lleven sus computadoras. El área de trabajo por regla general es fría, así que recomiendo llevar abrigo. En los alrededores del AGPR no hay muchas áreas de comer, el que tenga alguna condición que necesite comer a ciertas horas o alguna limitación de alimentos, recomiendo llevar su propia merienda.

En cuanto al estacionamiento, el AGPR no puede proveerles estacionamiento. Alrededor del edificio, cuadras aledañas y Parque Luis Muñoz Rivera hay estacionamientos públicos.

Adicional, les comparto a continuación algunas instrucciones generales. Si tienen alguna duda o pregunta podemos dialogarlas el lunes 8 julio.

Hojas de Asistencia
  • Firmar libreta de entrada y salida de contratistas del AGPR, ubicada en la recepción del edificio.
  • Registrar las horas y días que realiza labores en la hoja de “Asistencia Mensual de Voluntario”. Asegúrese de firmar la sección de “Firma de Voluntario”, de lo contrario la hoja no tendrá validez.
Facturas:
  • La factura se entrega mensual o al culminar las horas del mes.
  • El recibo del pago puede tardar 1 mes aproximadamente.
  • Utilizar la descripción del servicio que se provee el modelo de factura.
  • No se factura el periodo de almuerzo.
  • El tiempo utilizado para preparar la factura o el informe no se incluye en la misma. Esto se hace fuera de horas de trabajo.
  • El nombrado de la factura llevará el siguiente formato: Nombre_Invoice_YYYYMM – ejemplo: NHernandez_Invoice_202312
  • Consultar PRAC Invoices para instrucciones detalladas sobre el sistema de pago de Rutgers University.
Informes semanales
  • El informe se actualiza a final de cada semana.
  • Este incluye un resumen de los servicios realizados y las estadísticas.
Comida, bebidas:
  • En las áreas de trabajo no se permite tener comida o bebidas excepto agua y esta se debe mantener en envases cerrados. Los mismos se deben colocar en un área que no sea un riesgo para los documentos.  También, limitando el consumo de comida y bebidas en las áreas de trabajo se controla la propagación de insectos y por consiguiente los daños que estos puedan causar a los documentos.
Horarios:
  • Los horarios autorizados en el edificio son de 8:00 am a 4:30 pm, excepciones deben ser aprobadas por la directora Hilda Ayala y en coordinación con PM del área.
  • El horario de almuerzo puede decidir si tomar 30 minutos o 1 hora.